Datenschutzbestimmungen für Bewerbung und Zulassung

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Datenschutzbestimmungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens an der Hochschule für Musik und Theater München

 Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens. Abhängig vom Stand des Bewerbungsverfahrens werden folgende Mittel eingesetzt:

  • Online Bewerbungsportal
  • Upload-Portal
  • Zulassungsdatenbank ZUL
  • Studierendenverwaltungssystem eCampus

A. Allgemeine Informationen

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist die:

Hochschule für Musik und Theater München
Arcisstraße 12
80333 München

Telefon (Zentrale): 089/289-03
E-Mail: verwaltung(at)hmtm.de

Die Hochschule für Musik und Theater München ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts und staatliche Einrichtung (Art. 11 Abs. 1 BayHSchG). Sie wird vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Bernd Redmann.


2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter der Hochschule für Musik und Theater München

Herr Mike Gangkofner

Standort Gasteig
Kellerstraße 6
81667 München

Tel: 089/480984508
E-Mail: datenschutz(at)hmtm.de


3. Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Hochschule für Musik und Theater München (nachfolgend „HMTM“) nutzt die erhobenen persönlichen Daten, um die Studienplatzbewerbung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu bearbeiten ebenso wie für das an eine erfolgreiche Studienplatzbewerbung anschließende Immatrikulationsverfahren. Bei einer Immatrikulation an der HMTM werden persönliche Daten im weiteren Verlauf für die Studierenden- und Prüfungsverwaltung, zur Unterstützung für die Bearbeitung von internationalen Angelegenheiten wie Auslandssemester sowie für Stipendienangelegenheiten und als Grundlage für die Talentförderung übernommen.

Wenn Studierende nach ihrem Abschluss mit der HMTM als Alumni in Kontakt bleiben wollen, ist eine separate Erklärung / Anmeldung erforderlich: Nur dann werden die Daten für passgenaue Alumniangebote verwendet.

Außerdem nutzt die HMTM die erhobenen Daten, um Systemzugänge (eCampus, E-Mail-Adressen) zu steuern.

Im Bewerbungsverfahren werden persönliche Daten ausschließlich für den Kontakt und die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens eingesetzt.

In der Studierenden- und Prüfungsverwaltung werden die Daten für den Kontakt, für das Antragsmanagement (Beurlaubungen, Fristen, Anerkennung etc.) sowie für die Gebühren- und Prüfungsverwaltung im Rahmen der rechtlichen Vorgaben genutzt. Die Daten werden bei der Immatrikulation an das Bibliotheksverwaltungssystem übermittelt.

Im Rahmen der Stipendienangelegenheiten erfasst die HMTM über die Hochschule abzuwickelnde Stipendienanträge (z.B. Deutschlandstipendium) und nutzt die vorhandenen Daten für die zielgerichtete Information über Stipendienprogramme, die Talentförderung und die Vergabe von Preisen an Studierende und AbsolventInnen. In einigen externen Förderprogrammen haben die Hochschulen ein Vorschlagsrecht zu nach den jeweiligen Kriterien geeigneten Studierenden. Die HMTM ermittelt in den Systemen die Studierenden, die die Kriterien der Förderprogramme am besten erfüllen; ein Vorschlag mit der Übermittlung persönlicher Daten an externe Stipendiengebende erfolgt nur mit einer Einwilligung.

Rechtsgrundlagen:

Die Erhebung personenbezogener Daten bei der Registrierung am System und bei der Bewerbung auf einen Studienplatz basiert auf einer Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. Art. 42, 44 Bayerisches Hochschulgesetz (BayHSchG), § 19 Qualifikationsverordnung (QualV) und der Satzung über die Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung und Exmatrikulation in der jeweils aktuellen Fassung sowie das Hochschulstatistikgesetz (HStatG).

Die Speicherung von privaten E-Mail-Adressen sowie der privaten Telefonkontaktdaten erfolgt auf Grundlage von Art. ist Art.6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. Art.4 Abs. 1 BayDSG: Die privaten Kontaktdaten ermöglichen den Betroffenen und der Hochschule in Eilfällen wie Prüfungsterminierungen, Abstimmungen zu Anträgen und Entscheidungen u.ä. eine effiziente Abwicklung. Die Datenverarbeitung ist daher für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die dem Verantwortlichen oder der Verantwortlichen übertragen wurde. Da private Kontaktdaten lediglich intern genutzt, intern nur an berechtigte Serviceeinheiten und extern nicht weitergeben werden, stehen dem nicht Interessen an Wahrung der Privatsphäre und Schutz der persönlichen Daten überwiegend entgegen.


4. Kategorien der personenbezogenen Daten im Rahmen der Eignungsprüfung/des Eignungsverfahrens

Vorauswahl / Eignungsprüfung

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

  • Persönliche Angaben: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Telefonnummer(n), E-Mail-Adresse
  • Angaben zum gewünschten Studiengang: Abschluss, Studienfach bzw. Studienfächer, Studienform
  • Angaben zur Hochschulzugangsberechtigung: Art, Datum und Ort, Kreis und Staat des Erwerbs
  • Angaben zu bisher absolvierten Studienzeiten: Name der Hochschule, Studiengang, Zeitraum, Abschluss, Anzahl der Semester/Urlaubssemester
  • Angabe Bewerbung um ein DAAD-Stipendium
  • Passbild für den Studierendenausweis
  • Identitätsnachweis (Kopie der Geburtsurkunde, des Personalausweises, Reisepasses oder der Aufenthaltsgenehmigung)
  • Größe und Gewicht (Studiengang Tanz / Ballett); Größe (Studiengang Schauspiel)
  • Stimmlage (Studiengänge Gesang, Gesangspädagogik, Konzertgesang, Liedgestaltung mit Hauptfach Gesang, Musiktheater/Operngesang, Musical)
  • Angaben zu Sprachkenntnissen Deutsch / Englisch

Bei internationalen Bewerbern zusätzlich:

  • Sprachzertifikat Deutsch

Gemäß Art. 42 Absatz 4 Bayerisches Hochschulgesetz (BayHSchG) sind Studierende zur Angabe aller persönlichen Daten mit Relevanz für die Abwicklung ihrer Bewerbung und ihres Studiums verpflichtet. Sollten abgefragte, entscheidungsrelevante Daten nicht angegeben worden sein, können darauf beruhende Ansprüche (z.B. auf Zulassung zum Studium, Immatrikulation, Prüfung, Beurlaubung, Fristverlängerungen und Zugänge etc.) verloren gehen.

Immatrikulation

Mit der Immatrikulation zum Studium und im Verlauf des Studiums werden zusätzlich folgende weitere Daten erhoben und verarbeitet:

  • Persönliche Angaben: Heimatanschrift, ggf. weitere Anschriften, Telefonnummer(n), E-Mail-Adresse
  • Angaben zum gewünschten Studiengang: Abschluss, Studienfach bzw. Studienfächer, Studienform, Fachsemester
  • Angaben zur Hochschulzugangsberechtigung: Art, Datum und Ort, Kreis und Staat des Erwerbs
  • Angaben zur Ersteinschreibung und zu bereits absolvierten Semestern: Bezeichnung, Ort und Staat der Hochschule sowie Jahr und Semester der Ersteinschreibung, Anzahl bereits absolvierter Hochschulsemester, Urlaubssemester, Praxissemester, Semester am Studienkolleg; 
  • Angabe von bisher belegten Studiengängen: Art des Abschlusses, Angabe der Hochschule und des Staates der Hochschule, Studienfächer, Studienform;
  • Angaben zu bereits abgelegten Abschlussprüfungen: Hochschule bzw. Staat der Prüfung, Abschluss, Studienform, Studienfächer, Datum und Note der Abschlussprüfung
  • Angaben zur Berufspraxis: Berufsabschluss, Praktikum/Volontariat, Dauer der berufspraktischen Tätigkeit
  • Studienbezogene Auslandsaufenthalte mit Angaben zur Dauer des Aufenthaltes, des Staates, der Art des Auslandsaufenthaltes und der Art des Mobilitätsprogramms
  • Zeiten der Beurlaubung vom Studium
  • Angabe zu Studienunterbrechungen im beantragten Studiengang, Anzahl der Unterbrechungssemester, Grund der Unterbrechung
  • Angabe zu weiteren Einschreibungen an einer anderen Hochschule im aktuellen Einschreibesemester
  • Gebühreneingänge (Überweisungsdaten)
  • Beitragsbefreiungen
  • Belegte und absolvierte oder anerkannte Prüfungen/Module mit Datum und Ergebnis der Prüfung
  • Angaben nach der Studenten-Krankenversicherungs-Meldeverordnung


5. Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Eignungsprüfung von der HMTM verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. In Einzelfällen kann dies auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO). Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Außer Ihnen selbst haben nur autorisierte Beschäftigte der Verwaltung, des Studierendensekretariats, der Bibliothek und des Akademischen Auslandsamtes Zugriff auf Ihre Daten.

Im Rahmen der Zulassung und des Studienverlaufs erfolgt ein Abgleich persönlicher Daten mit der Krankenkasse (Rechtsgrundlage Studentenkrankenversicherungs-Meldeverordnung, SKV-MV vom 27. März 1996 in der aktuellen Fassung) sowie ggfs. eine Datenübermittlung an das Studentenwerk München im Zusammenhang mit dort gestellten BAföG-Anträgen (Rechtsgrundlage §§ 47 / 48 Bundesausbildungsförderungsgesetz – BAföG).

Die Hochschule hat in vielen Stipendienprogrammen ein Vorschlagsrecht für mögliche KandidatInnen unter den Studierenden: Kontakt- und Leistungsdaten gibt die Hochschule stets nur mit Einwilligung der Betroffenen weiter. Eine Datenweitergabe auch ohne Kenntnis ist zulässig auf der Grundlage des Art. 27 BayDSG zur Vorbereitung und Durchführung staatlicher oder kommunaler Auszeichnungen oder Ehrungen.

Die HMTM betreibt eCampus der Firma CAS Software AG als Prüfungs-, Immatrikulations- und Studierendenverwaltungssoftware. Die Systeme, einschließlich der Online-Portale, werden zentral an der Hochschule gehostet und von der Firma CAS Software AG administriert. Weitere Informationen zu CAS finden Sie auf der Webseite: https://www.cas.de/customer-centricity/customer-centricity/datensicherheit/datensicherheit.html.

Hinsichtlich der Nutzung des Upload-Portals arbeiten wir mit der Firma CAS Software AG zusammen und nutzen eine Speicherlösung des Partnerunternehmens WeLocal World AG mit Sitz in Karlsruhe. Weitere Informationen zu WeLocal finden Sie auf der Webseite: https://www.welocal.world/. Die Datenverarbeitung erfolgt auf einem zusätzlich angemieteten Server der Firma Hetzner Online GmbH (Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen).


6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland zu übermitteln.


7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

BewerberInnendaten werden ausschließlich zur Bearbeitung von Bewerbungen genutzt. Waren Bewerbungen nicht erfolgreich, werden diese Daten solange gespeichert, bis diese für die Bearbeitung des Bewerbungsprozesses nicht mehr notwendig sind (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Im Fall der Archivwürdigkeit erfolgt die Löschung erst, nachdem die Daten dem Archiv angeboten wurden (Art. 89 DSGVO i.V.m Art. 26 Abs. 6 BayDSG).

Von immatrikulierten Studierenden speichert die HMTM die persönlichen Daten für die Dauer des Studiums nach den gesetzlichen Vorgaben:

  • Eine reduzierte Studienakte wird für die Dauer von 50 Jahren gespeichert mit Informationen über die Immatrikulationsdauer, die Prüfungsergebnisse, die Exmatrikulation und die Verleihung des akademischen Grades. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem exmatrikuliert wurde.
  • Persönliche Daten, die Finanztransaktionen betreffen (Studentenwerksbeiträge, Studiengebühren in den berufsbegleitenden Bachelor- und Masterstudiengängen) werden auf der Grundlage des Haushalt- und Steuerrechts für die Dauer von zehn Jahren gespeichert.

B. Betroffenenrechte

1. Allgemein

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu: 

  • Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
  • Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
  • Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe. Die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
  • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München. 


2. Widerspruchsrecht

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

C. Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Die HMTM behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services.

Bei Fragen können sich Interessierte vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen wenden.