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Veranstaltungsleitfaden für Dozenten

Der Leitfaden fasst alle Schritte zusammen, die zur Durchführung von Veranstaltungen der HMTM notwendig sind. Dabei geht es von der Anmeldung eines Klassenabends bis hin zur Durchführung großer, klassenübergreifender Veranstaltungen. Im Leitfaden sind alle Serviceleistungen der HMTM zusammengestellt, die für die Durchführung einer Veranstaltung genutzt werden können. Zudem gibt der Leitfaden Auskunft über alle Fristen und Informationswege für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung.

 

Veranstaltungsplanung Schritt für Schritt:

1. Wann und wo?
Bitte klären Sie zunächst in den Betriebsbüros, ob für Ihre geplante Veranstaltung zum gewünschten Termin ein entsprechender Raum verfügbar ist. Klären Sie neben dem Aufführungstermin auch die Verfügbarkeit für Proben und Aufbauten.
Eine Liste aller Veranstaltungssäle und deren Ausstattung finden Sie unter »Veranstaltungssäle und Reservierung«.
Bitte bedenken Sie bei Ihrer Planung, dass die Termine in den Konzertsälen begehrt sind und disponieren Sie frühzeitig:
Frühester Termin für die Anmeldung von Veranstaltungen im folgenden Studienjahr ist Ende November des laufenden Jahres (nach der jährlichen Planungssitzung). Späteste Frist für die Anmeldung einer Veranstaltung ist in der Regel zwei Monate vor Semesterbeginn.

2. Muss eine Veranstaltung genehmigt werden?
Handelt es sich um ein reguläres Konzert im Rahmen Ihres Unterrichts, für das keine besonderen technischen oder finanziellen Mittel benötigt werden, wird das Konzert nach der Anmeldung im Betriebsbüro automatisch in die Jahresplanung der HMTM übernommen.
Handelt es sich hingegen um eine »Sonderveranstaltung«, die organisatorisch, technisch oder finanziell einen größeren Aufwand erfordert (eine genaue Definition finden Sie hier), füllen Sie bitte das Formular »Anmeldung einer ‚Sonderveranstaltung‘« aus. Die Institutsleitung bzw. die Hochschulleitung entscheidet dann über die Realisierung des Projekts.
Handelt es sich um eine Veranstaltung, die in keinem Zusammenhang zu Ihrem Unterricht steht, besteht außerdem die Möglichkeit, bestimmte Säle der Hochschule zu mieten. Auskunft über die vergünstigten Konditionen für Dozenten erhalten Sie in den Betriebsbüros.

3. Welche Serviceleistungen kann ich in Anspruch nehmen?
Bitte überprüfen Sie, ob der jeweilige Veranstaltungssaal für die Durchführung Ihrer Veranstaltung technisch ausreichend ausgestattet ist (alle Informationen zur Grundausstattung finden Sie hier).
Sollten Sie weitere Serviceleistungen der HMTM beanspruchen wollen, wenden Sie sich bitte rechtzeitig (in der Regel zwei Monate im Voraus) an die jeweilige Abteilung:
• Bühnentechnik, Beleuchtung, Saalbeschallung (Abteilung Veranstaltungstechnik)
• Kleine Bühnenumbauten, Kleine Transporte (Abteilung Haustechnik)
• Audio- und Videoaufnahmen, Konzertmitschnitte (Tonstudio)
• Leihinstrumente, Stimmung, Instrumententransporte (Abteilung Instrumentendienst)

4. Steht Notenmaterial zur Verfügung?
Für die Beschaffung von Notenmaterial und zur Klärung von Aufführungsrechten ist die Bibliothek der HMTM zuständig. Bitte informieren Sie die zuständigen Mitarbeiter frühzeitig über Ihr Veranstaltungsprogramm, damit das Notenmaterial rechtzeitig zum Probenbeginn zur Verfügung steht und die Aufführungsrechte geklärt sind. Hierfür steht das Onlineformular Aufführungsmaterial zur Verfügung.

5. Wie und wo wird die Veranstaltung beworben?
Das Pressebüro kümmert sich um die Bewerbung Ihrer Veranstaltung. Welche Werbemaßnahmen für Ihre Veranstaltung automatisch vorgesehen sind bzw. eventuell zusätzlich genutzt werden können, finden Sie unter dem Punkt »Presse- und Öffentlichkeitsarbeit«. Zudem finden Sie dort alle Informationen zur Erstellung der gedruckten Abendprogramme, für die ebenfalls das Pressebüro verantwortlich ist.

6. Wer kümmert sich um anfallende Kosten?
Die Finanzierung von Extradienstleistungen läuft immer über das Budget des jeweiligen Instituts.
Ebenso werden alle Veranstaltungseinnahmen auf das Budget des Instituts verbucht. Bitte halten Sie daher Rücksprache mit Ihrer Institutsleitung, bevor Sie Dienstleitungen in Anspruch nehmen. Zu allen Fragen bezüglich der Finanzierung Ihrer Veranstaltung berät Sie die Finanzabteilung.

7. Wird meine Veranstaltungen dokumentiert?
Die HMTM dokumentiert verschiedene Informationen zu Ihren Veranstaltungen. Alle Ansprechpartner bezüglich Audio- und Videoaufnahmen, Fotoaufnahmen, Besucherzahlen, Programmen, Presseresonanz etc. finden Sie unter »Dokumentation von Veranstaltungen«.

 

Alle Ansprechpartner und Kontaktdaten finden Sie hier.