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Anmeldung von »Sonderveranstaltungen« PDF Drucken einem Freund erzählen

ÜBERSICHT


Onlineformular »Anmeldung einer 'Sonderveranstaltung'«


I. Anmeldeverfahren für »Sonderveranstaltung«
    Definition von »Sonderveranstaltungen«
  1. Anmeldung und Genehmigung durch die Hochschulleitung
  2. Anmeldefristen und Terminfindung
        Planungssitzung
        Reservierung von Veranstaltungssälen in den Betriebsbüros

II. Meisterkurse und Wettbewerbe

  1. Interne Meisterkurse
  2. Öffentliche Meisterkurse
  3. Wettbewerbe

III. Konzerte, die vom Chor- und Orchesterbüro betreut werden

IV. Kooperationsveranstaltungen

  1. Allgemeine Informationen zu Kooperationsveranstaltungen
  2. Anmeldung von Kooperationen und Erstellung eines Kooperationsvertrags
  3. Regelmäßige Kooperationsveranstaltungen

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I. Anmeldeverfahren für »Sonderveranstaltungen«

1. Definition von »Sonderveranstaltungen«

Unter »Sonderveranstaltungen« versteht die HMTM Großprojekte, Konzertreihen, Orchesterkonzerte, klassenübergreifende Projekte, Kooperationen u.ä., die im Gegensatz zu regulären Klassenabenden einen besonderen organisatorischen Mehraufwand für sich beanspruchen. Folgende Kriterien sprechen u.a. dafür, dass es sich um eine »Sonderveranstaltung« handelt:
  • Große Anzahl von Mitwirkenden oder Repräsentation einer großen Gruppe innerhalb der Hochschule (z.B. Orchester- und Chorkonzerte)
  • Veranstaltungstechnische Betreuung (Bühnenaufbau, Beschallung, Verstärkung, Beleuchtung)
  • Tontechnische Betreuung (Professionelle Audio- oder Videoaufnahmen)
  • Veranstaltungen mit öffentlichem Kartenvorverkauf oder Anmeldegebühr
  • Veranstaltungen mit geladenen Gästen
  • Kooperationsveranstaltungen mit anderen Institutionen
  • Kooperationsveranstaltungen mit Rundfunk
  • Exponierter finanzieller Rahmen
  • Herausragende künstlerische Relevanz, die eine besondere Öffentlichkeitsarbeit oder Dokumentation fordert

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2. Anmeldung und Genehmigung durch die Hochschulleitung

Die oben genannten Kriterien ziehen einen verwaltungstechnischen oder finanziellen Mehraufwand mit sich, weswegen »Sonderveranstaltungen« generell von der Hochschulleitung genehmigt werden müssen.
Der projektverantwortliche Dozent wird gebeten, das Formular Anmeldung einer »Sonderveranstaltung« auszufüllen.
Dieses Formular dient als Entscheidungsgrundlage für die Hochschulleitung sowie als Auftragspapier für die Dienstleistungen der Hochschulverwaltung.
Nach Eingang des Formulars im Konzert- und Veranstaltungsbüro entscheidet der zuständige Vizepräsident gemeinsam mit der Hochschulleitung, ob und in welcher Form die Veranstaltung durchgeführt werden soll. Der projektverantwortliche Dozent wird im Anschluss über die Entscheidung der Hochschulleitung informiert.

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3. Anmeldefristen und Terminfindung

Planungssitzung
Die Veranstaltungsplanung eines Studienjahres beginnt im November des Vorjahres mit der sog. »Planungssitzung«, die vom zuständigen Vizepräsidenten einberufen wird. Zu dieser Sitzung werden die Organisatoren bereits etablierter oder geplanter Großprojekte, die Leiter von Chören und Orchestern, Instituts- und Akademieleiter sowie Vertreter der Theaterakademie und Vertreter der Hochschulverwaltung eingeladen.
In diesem Kreis werden die geplanten Großprojekte terminlich aufeinander sowie auf die Rahmenbedingungen des Studienjahrs (Semesterzeiten, Prüfungszeiten etc.) abgestimmt.
Nachdem die Entscheidungen der Planungssitzung von der Hochschulleitung bestätigt wurden, werden die Veranstaltungsräume verbindlich für die besprochenen Veranstaltungen gebucht.

Reservierung von Veranstaltungssälen in den Betriebsbüros
Weitere Veranstaltungen können erst im Anschluss an diese Planungssitzung angemeldet werden.
Eine Übersicht aller Veranstaltungsräume der HMTM samt Ausstattung finden Sie unter dem Menüpunkt Veranstaltungssäle und Reservierung. Terminanfragen können an das Betriebsbüro Arcis- und Luisenstraße und an das Betriebsbüro Gasteig gestellt werden. (Bitte beachten Sie hierbei auch die Probemöglichkeiten in den Veranstaltungssälen abzufragen.)
Es empfiehlt sich, eine »Sonderveranstaltung« erst anzumelden, nachdem die Terminfrage im Betriebsbüro geklärt wurde.

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II. Meisterkurse und Wettbewerbe

1. Interne Meisterkurse

Für klasseninterne Meisterkurse – mit Hochschuldozenten oder auswärtigen Dozenten – müssen passende Räumlichkeiten rechtzeitig in den Betriebsbüros Arcisstraße oder Gasteig angefragt werden.
Sollte der Meisterkurs auch für Hochschulmitglieder außerhalb der eigenen Klasse interessant und damit hochschulöffentlich sein, unterstützt die Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, Sie müssen JavaScript aktivieren, damit Sie es sehen können Sie auf Wunsch gerne mit hochschulinternen Aushängen oder gezielten Einladungen.
Für die Honorierung von externen Gästen beachten Sie bitte den Punkt »Verträge mit externen Künstlern«.

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2. Öffentliche Meisterkurse

Meisterkurse – mit Hochschuldozenten oder externen Dozenten – die für Publikum geöffnet werden, müssen rechtzeitig als Sonderveranstaltung angemeldet werden. Beachten Sie hierzu bitte Punkt I. Anmeldeverfahren für »Sonderveranstaltung«
Für die Honorierung von externen Gästen beachten Sie bitte den Punkt »Verträge mit externen Künstlern«.

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3. Wettbewerbe

Eine Übersicht aktueller Musikwettbewerbe (intern und extern) für Studierende finden sich unter der Rubrik Veranstaltungen/Wettbewerbe.

Folgende Wettbewerbe davon veranstaltet die HMTM in Kooperation mit anderen Institutionen.

Sollten Vorschläge für weitere Wettbewerbe in Kooperation mit anderen Institutionen bestehen, können diese wie reguläre Kooperationen (vgl. Punkt IV. Kooperationsveranstaltungen) an den für das Veranstaltungswesen zuständigen Vizepräsidenten herangetragen werden.

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III. Konzerte, die vom Chor- bzw. Orchesterbüro betreut werden

Konzerte folgender Ensembles werden vom Chor- bzw. Orchesterbüro betreut:

Hochschulchor, Madrigalchor und Großer Kirchenmusik-Chor sowie Hochschulsymphonieorchester, Kammerorchester, Schulmusikorchester A und ensemble oktopus für musik der moderne.

Nach regulärer Anmeldung einer Veranstaltung durch den jeweiligen Ensembleleiter (siehe Punkt I. Anmeldeverfahren für »Sonderveranstaltungen«) übernimmt das Chor- bzw. Orchesterbüro in seinem Auftrag folgende Aufgaben:

  • Koordination und Buchung der Probentermine in Absprache mit den Betriebsbüros
  • Absprachen mit dem Veranstaltungsleiter der HMTM bezüglich Bühnenaufbauten und weiterer technischer Fragen
  • Weiterleitung der Konzertbesetzung an das Konzert- und Veranstaltungsbüro (für das Programmheft sowie für die Freikartenregelung für Mitwirkende)

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IV. Kooperationsveranstaltungen

1. Allgemeine Informationen zu Kooperationsveranstaltungen

Kooperationen werden von der Hochschule abgeschlossen, um den Studierenden erweiterte Möglichkeiten zu öffentlichen Auftritten, zur Teilnahme an Meisterkursen oder an sonstigen Veranstaltungen zu geben. Die Hochschule reagiert damit auf Kooperationsvorschläge, die von externen Trägern an sie herangetragen werden oder schlägt externen Partnern selbst eine Zusammenarbeit vor.
Ausdrücklich festzuhalten ist, dass nicht jede Veranstaltung, bei der ein Hochschulstudent auftritt, eine Kooperation ist; hierzu bedarf es vielmehr ausdrücklich eines Vertrags zwischen der Hochschule und dem externen Veranstalter, in dem die jeweiligen Rechte und Pflichten festgehalten sind. Studierende sind bei ihrer Teilnahme an Veranstaltungen externer Träger nur dann im Rahmen ihrer Hochschulausbildung versichert, wenn ein solcher schriftlicher Kooperationsvertrag vorliegt.

Die Hochschulleitung hat großes Interesse daran, ihren Studierenden möglichst viele Auftritts- und Erfahrungsmöglichkeiten zu bieten und greift deshalb entsprechende Vorschläge von Dozenten gerne auf.

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2. Anmeldung von Kooperationen und Erstellung eines Kooperationsvertrags

Die im Folgenden genannten Punkte müssen im Vorfeld einer Kooperation – gerne unter Einbeziehung des Konzert- und Veranstaltungsbüros – geklärt und schriftlich fixiert werden.
Die Unterlagen gehen dann an den für das Veranstaltungswesen zuständigen Vizepräsidenten. Die Kooperation wird von ihm direkt oder von der Hochschulleitung bestätigt und in einem Vertrag oder Vertragsbrief festgehalten. Dieses Dokument ist nach der Unterschrift Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.
Der zeitliche Vorlauf bei der Planung einer Kooperation entspricht dem Terminvorlauf für den Veranstaltungskalender der Hochschule; d.h. spätestens zwei Monate vor Beginn eines Semesters müssen Kooperationen, die in dem betreffenden Semester durchgeführt werden sollen, von der Hochschulleitung verabschiedet sein.

Hier die zu benennenden Punkte:

  • Kooperationspartner
  • Inhalt der Kooperation
  • Ort und Termine
  • Mitwirkende/Künstlerische Leiter/Ansprechpartner
  • Veranstaltungsraum samt vorhandener Technik und eventueller Nebenkosten (Personalkosten)
  • Instrumente; Instrumententransporte; Versicherungskosten für Instrumententransporte
  • Werbung und Programmgestaltung (Gestaltung und Druck von Plakaten; Aushang; Aufnahme in welche Werbemittel; Vereinbarung über Austausch von Logos etc.; Satz und Druck von Programmen)
  • Honorare: Hochschulangehörige erhalten für Veranstaltungen der Hochschule – d.h. im Rahmen ihrer Ausbildung – kein Honorar; sollten Honorare vom Kooperationspartner für Mitwirkende gezahlt werden, müssen sie direkt an die Mitwirkenden ausgeschüttet werden.
  • Sofern es Einnahmen aus Ticketing oder Spenden am Ausgang gibt, muss zwischen den Kooperationspartnern beschlossen werden, wie die Einnahmen aufzuteilen sind. Der Hochschule zufließende Anteile müssen über das Budget des jeweiligen Dozenten/der jeweiligen Abteilung abgerechnet werden.

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3. Regelmäßige Kooperationsveranstaltungen

  • »Werkstattkonzerte« (Bayerische Staatsbibliothek)
  • »MIK - Musik im Kunstareal« (Bayerische Staatsgemäldesammlungen)
  • »ODEON Konzerte« (Europamusicale Veranstaltungs GmbH)
  • »Musica Poetica« (Evang.-Luth. Kirchengemeinde Kreuzkirche)
  • »Kunstarealfest« (Förderkreis Kunstareal)
  • »Gasteig brummt« (Gasteig GmbH)
  • »Jazzakademie« (IG Jazz Burghausen e.V.)
  • Meisterkurse Gitarre / »Virtuosos de la guitarra (Instituto Cervantes)
  • »Klangzeiten« (Katholische Kirchengemeinde St. Andreas)
  • »Wettbewerbskonzert Junge Künstler« (Konzertverein Ingolstadt)
  • »Winners and Masters« (Kulturkreis Gasteig)
  • »MeisterinterpretInnen von morgen« (LIVA - Linzer Veranstaltungsgesellschaft GmbH)
  • »Die Lange Nacht der Musik« (Münchner Kultur)
  • »Auf offener Bühne«/»Matineen im Stadtmuseum« (Münchner Stadtmuseum)
  • »Aktionstag Kontrabass der PAK Bayern« (Pädagogische Arbeitsgemeinschaft Kontrabass)
  • »Junge Solisten« (Siemens Stiftung)
  • »Hörakademie« (Volkshochschule der Stadt München)
  • Benefizkonzerte (Yehudi Menuhin Live Music Now e.V.)

Über genaue Konditionen der Kooperationen und Auftrittsmöglichkeiten für Ihre Studierenden informiert Sie bei Interesse gerne das Konzert- und Veranstaltungbüro.

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