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Presse- und Öffentlichkeitsarbeit PDF Drucken einem Freund erzählen

ÜBERSICHT

I. Allgemeine Informationen zur Gestaltung von Werbemitteln

II. Regulärer Service für alle öffentlichen Veranstaltungen

  1. Abendprogramme (gedruckt und online)
        Programmformate und Vorlagen
        Veröffentlichung im Webkalender
        Druckauflage
        Auslage der gedruckten Programme
        Umfassendere Programmhefte
        Meldung bei der GEMA
  2. Gedruckter Veranstaltungskalender
  3. Webkalender
  4. Information der Münchner Tages- und Monatspresse
  5. Übersichtsplakate

III. Service für »Sonderveranstaltungen« (Großveranstaltungen, Veranstaltungsreihen u.ä.)

  1. Pressemeldungen
  2. Soziale Medien
  3. Werbemittel
        Hochschuleigene Herstellung (ohne Extrakosten)
        Druckauflagen bei Druckereien (mit Extrakosten)
        Verteilung der Werbemittel
  4. Kartenvorverkauf bei München Ticket

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I. Allgemeine Informationen zur Gestaltung von Werbemitteln

Alle Werbemittel und Veröffentlichungen, die zu Veranstaltungen der HMTM herausgegeben werden, müssen vom Pressebüro der HMTM freigegeben werden. Sie müssen das Logo der HMTM enthalten (hier runterzuladen: schwarz oder rot) sowie sich an der Corporate Identity der HMTM orientieren.
Die offizielle Farbe der HMTM ist rot (Volltonfarbe HKSK 13).
Die offizielle Schriftart ist Goudy Sans EF.

Das Pressebüro verfügt über eine Anzahl von Vorlagen für verschiedene Formate von Werbemitteln, die von den Mitarbeitern an die jeweiligen Veranstaltungen und die Vorstellungen der Projektverantwortlichen angepasst werden. Aufwendige graphische Arbeiten sind im Pressebüro jedoch nicht umzusetzen. Solche Aufträge müssen an externe Graphiker gegeben werden und vom jeweiligen Budget bezahlt werden.

Das Pressebüro der HMTM berät Sie in Bezug auf rechtlichen und gestalterischen Fragen. Hier erhalten Sie auf Anfrage auch das Logo als Vektorendatei.

 

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II. Regulärer Service für alle öffentlichen Veranstaltungen

1. Abendprogramme (gedruckt und online)

Programmformate und Vorlagen
Die Erstellung von gedruckten Abendprogrammen für alle Konzerte der HMTM übernimmt das Pressebüro, um eine einheitliche Gestaltung zu gewährleisten.
Veranstaltungen in den Kleinen Konzertsälen erhalten regulär ein DIN A4-Programmblatt, für Veranstaltungen in den großen Sälen werden mehrseitige DIN A5-Hefte erstellt.
Hierfür schicken Sie bitte eine Woche im Voraus die ausgefüllte Programmvorlage (Download der Programmvorlage hier) per E-Mail an:

  • Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, Sie müssen JavaScript aktivieren, damit Sie es sehen können (Veranstaltungen in Arcis- und Luisenstraße und externen Gebäuden)
  • Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, Sie müssen JavaScript aktivieren, damit Sie es sehen können (Veranstaltungen im Gasteig)

Folgende Informationen werden unbedingt benötigt:

  • Komponisten mit Vor- und Nachnamen und Lebensdaten
  • Werktitel mit Opus/KV-Angaben u.ä.
  • Satzbezeichnungen
  • Klavierbegleiter und sonstige Mitwirkende mit Vor- und Nachnamen (Studierende mit jeweiligem Hauptfachlehrer)

Veröffentlichung im Webkalender

Nach Erhalt der Programme gleicht der verantwortliche Mitarbeiter im Pressebüro die Veranstaltungsdaten an die Hochschulgestaltung an und veröffentlicht das Programm als PDF-Datei im Webkalender der HMTM. Dozenten und Mitwirkende haben die Möglichkeit, das Programm hier nochmal zu kontrollieren. Konzertbesucher können sich hier über die geplanten Programme informieren.

Druckauflage
Programme werden in der Regel erst am Veranstaltungstag (gegen Mittag) gedruckt, um möglichst lange auf Änderungen reagieren zu können. (Ausnahme: Programmhefte, die mehr als vier Seiten umfassen müssen aus technischen Gründen bereits zwei Tage im Vorfeld gedruckt werden; vgl. den Punkt »Umfassendere Programmhefte«).
Die Auflage beträgt in der Regel:
  • Kleiner Konzertaal (Arcisstraße und Gasteig): 100 Programme
  • Großer Konzertsaal: 300 Programme
  • Carl Orff Auditorium und Opernschule: 100 Programme

Sollte die von Dozenten erwartete Besucherzahl grob von diesen Zahlen abweichen, bittet das Pressebüro um Benachrichtigung, um die Druckauflage anzugleichen.

Auslage der gedruckten Programme
Die gedruckten Programme gelangen am Konzertsaal wie folgt zu den Konzertsälen:

  • Arcisstraße: Eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn werden die Programme vom Hauspersonal vor den Konzertsälen ausgelegt. Vorher können sie auch an der Pforte abgeholt werden.
  • Gasteig: Dozenten werden gebeten, die Programme am Veranstaltungstag im 4. Stock vor Zimmer 4.108 abzuholen.
  • Luisenstraße: Eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn werden die Programme vom Hauspersonal vor den Konzertsälen ausgelegt. Vorher können sie auch an der Pforte Arcisstraße abgeholt werden.
  • Externe Gebäude: Dozenten werden gebeten, den Erhalt der Programme mit dem Pressebüro abzuklären. (In der Regel sollten Mitwirkende die Programmhefte an der Pforte Arcisstraße abholen und zum Veranstaltungssaal transportieren. Auf Wunsch kann dies von den Hausdiensten übernommen werden.)

Umfassendere Programmhefte
Auf Wunsch der Künstler können Programmhefte auch umfassendere Informationen wie Liedtexte, Viten, Texte zu den Werken etc. enthalten. In diesem Fall werden die Dozenten gebeten, den geplanten Umfang mit den Mitarbeitern des Pressebüros abzusprechen, um Redaktionsschlüsse festzulegen. Für die gelieferten Texte müssen alle Urheberrechte gewahrt werden.

Meldung bei der GEMA
Alle veröffentlichten Programme werden vom Pressebüro automatisch an die GEMA weitergeleitet. Sollte ein Konzert moderiert werden und es kein Programmheft geben, müssen die aufgeführten Werke dennoch formlos per Mail dem Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, Sie müssen JavaScript aktivieren, damit Sie es sehen können mitgeteilt werden.

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2. Veranstaltungskalender

Das Konzert- und Veranstaltungsbüro der HMTM veröffentlicht zweimal (neu ab Wintersemester 2015/2016!) jährlich einen gedruckten Veranstaltungskalender, jeweils für das Winter- und das Sommersemester.
Folgende Redaktionsschlüsse sind hierbei zu beachten:

  • Ende August (für das folgende Wintersemester)
  • Ende Januar (für das folgende Sommersemester)

Bis zu diesem Zeitpunkt müssen die Veranstaltungen mit allen relevanten Informationen in den Betriebsbüros verbindlich angemeldet sein, um in der Veröffentlichung bedacht werden zu können. Nach Redaktionsschluss des Veranstaltungskalenders können grundlegende Änderungen der Veranstaltungsdaten (wie z.B. die Verschiebung des Ortes oder des Beginns) nicht mehr berücksichtigt werden! Auf der anderen Seite werden auch nur Veranstaltungen aufgenommen, bei denen alle relevanten Daten geklärt sind.
Die Auflage des Veranstaltungskalenders beträgt 25.000 Exemplare. Der Kalender wird per Postversand an einen großen Interessentenkreis verschickt (ca. 5500 Interessenten, Freunde, Institutionen und Alumni). Zudem wird er über das Semester hinweg an allen Hochschulstandorten und in ganz München in gebuchten Ständersystemen ausgelegt.

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3. Webkalender

Alle öffentlichen Veranstaltungen werden zudem im Webkalender der HMTM angekündigt. Veranstaltungen, die nach Redaktionsschluss des Druckkalenders angemeldet werden, können hier trotzdem einem breiten Publikum angekündigt werden.

Im Webkalender besteht die Möglichkeit, jeder Veranstaltung ein Programm im PDF-Format anzuhängen und Links zu Websitemeldungen (intern wie extern) zu setzen.
Über die Suchfunktion besteht die Möglichkeit, nach Veranstaltungssälen, Standorten oder Datum zu filtern. Zudem sind eine Fülle von Veranstaltungsreihen definiert, die eine Suche nach musikalischen Interessen ermöglichen. Sollten hier Veranstaltungsreihen nicht bedacht sein, die für Konzertbesucher aber von Interesse sind, können Sie sich an das Veranstaltungsbüro wenden.

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4. Information der Münchner Tages- und Monatspresse

Das Pressebüro informiert die Münchner Tageszeitungen und monatlich erscheinenden Veranstaltungszeitschriften automatisch über alle öffentlich stattfindenden Veranstaltungen. Folgende Redaktionsschlüsse sind hierbei zu bedenken, da nachträgliche Änderungen nicht bedacht werden können:

  • Tagespresse: wöchentlich am Dienstag der Vorwoche (bedient werden u.a. die Süddeutsche Zeitung, Abendzeitung, Tageszeitung, Münchner Merkur, BR Klassik)
  • Monatshefte/Kulturkalender: sechs Wochen vor Monatsbeginn (bedient werden Offizielles Monatsprogramm München, In München, Kulturraum München, Applaus Kulturmagazin, Meinestadt.de, Wunder Media Production, i. Programm für München, Concerti Kulturmagazin)
  • Gasteig Heft: ca. 8 Wochen vorher

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5. Übersichtsplakate

Alle öffentlichen Veranstaltungen werden auf Übersichtsplakaten angekündigt, die im Abstand von 2–3 Wochen erscheinen (je nach Fülle der Veranstaltungen). Diese Plakate werden an allen Hochschulstandorten ausgehängt und an einen Verteiler von interessierten Institutionen geschickt (ca. 40 Stück). Gerne erweitert das Pressebüro diesen Verteiler auf Wunsch!

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III. Service für »Sonderveranstaltungen«

Als »Sonderveranstaltungen« gelten Großprojekte oder Veranstaltungsreihen, die aufgrund ihrer Künstlerischen Konzeption mit extra Werbemaßnahmen bedacht werden. Vgl. hierzu auch den Menüpunkt Anmeldung von »Sonderveranstaltungen«.

1. Pressemeldungen

Für »Sonderveranstaltungen« wird in der Regel von der Leitung des Pressebüros eine Pressemeldung verfasst, die an einen umfassenden Verteiler regionaler Kulturredaktionen und freier Journalisten sowie an alle Newsletterabonnenten der HMTM per Mail versandt wird (Redaktionsschluss in der letzten Woche des Vormonats). Diese Pressemeldung wird im Vorfeld mit den Künstlerischen Leitern abgestimmt – gerne können auch Textvorschläge übernommen werden!

Die Pressemeldung wird außerdem im Vormonat auf der Startseite der HMTM-Website mit einem zugehörigen Veranstaltungsbild veröffentlicht. Dieses Bild wird entweder aus dem hochschulinternen Bildarchiv entnommen oder kann auf Wunsch von der künstlerischen Leitung gestellt werden.

Darüber hinaus werden zu bestimmten Veranstaltungen auch gezielt Journalisten angesprochen, die thematisch spezialisiert sind oder in der Vergangenheit Artikel über vergleichbare Veranstaltungen verfasst haben. Sollten von Dozentenseite Journalistenkontakte bestehen, kann eine Kommunikationsstrategie mit der Leitung des Pressebüros abgesprochen werden.

Bei Veranstaltungen mit Vorverkauf dienen Pressemeldung und Veranstaltungsbild zudem als Ankündigung in den Veröffentlichungen von München Ticket. (Vgl. hierzu auch Punkt IV. Kartenvorverkauf über München Ticket)

Wettbewerbe werden, neben einer aktuellen Meldung auf der Startseite, mit größerem Vorlauf auch unter der Rubrik Veranstaltungen/Wettbewerbe auf der Website veröffentlicht.

Meisterkurse, Workshops und Symposien finden sich unter dem Menüpunkt Studium/Weitere Lehrangebote ebenfalls gesondert auf der Website angekündigt.

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2. Soziale Medien

Die HMTM nutzt in den Sozialen Medien momentan nur die Plattform »Facebook«. Neben der zentralen Seite Hochschule für Musik und Theater München ist sie auch mit dezentralen Einrichtungen wie dem Institut für Kulturmanagement, dem Jazz Institut, der Ballett-Akademie oder dem Madrigalchor vertreten.

Facebookauftritte im Namen der HMTM müssen generell von der Hochschulleitung genehmigt werden, wie es 2013 in der offiziellen Social-Media-Richtlinien verabschiedet wurde. Sollte Interesse daran bestehen, einen Facebookauftritt im Namen der HMTM einzurichten, muss dies im Vorfeld mit der Social-Media-Stelle im Pressebüro abgestimmt werden.

Auf der zentralen Facebookseite der HMTM wird in der Regel täglich bis zweimal wöchentlich gepostet. Die Zielgruppe des Accounts sind hauptsächlich Studierende, die geposteten Themen drehen sich um allgemeine Informationen zu Studium und Hochschulbetrieb, Erfolgsmeldungen sowie Veranstaltungen der HMTM. Sollten Sie Interesse haben, Ihre Veranstaltung bei Facebook zu bewerben oder Kampagnen miteinander abzustimmen, wenden Sie sich bitte an die Social-Media-Stelle im Pressebüro.

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3. Werbemittel

Hochschuleigene Herstellung (ohne Extrakosten)

Die Pressestelle der HMTM verfügt über Vordrucke im einheitlichen Hochschuldesign, um schnell und ohne Extrakosten Plakate im DIN A3-Format und Handzettel im DIN A5-Format herzustellen. Sollte Interesse daran bestehen, eine Veranstaltung mit diesen Mitteln zu bewerben, bitten wir Sie eine Mail an Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, Sie müssen JavaScript aktivieren, damit Sie es sehen können zu schreiben. Folgende Informationen werden hierfür benötigt:

  • Geplantes Format
  • Geplante Druckauflage
  • Enthaltene Veranstaltungsdaten (Datum, Beginn, Titel, Mitwirkende, Werke etc.)


Druckauflagen bei Druckereien (mit Extrakosten)

Weitere Werbemittel (Plakate im DIN A1-Format, sonstige Flyer oder Faltblätter) lässt die HMTM aus logistischen Gründen bei externen Druckereien herstellen.

Konzerte mit Eintritt erhalten in der Regel automatisch und frühzeitig DIN A1-Plakate sowie Handzettel im passenden Format. Sollten weitere Werbemittel oder Werbemittel in anderen Formaten gewünscht werden, wird gebeten, das Pressebüro frühzeitig zu informieren (ca. 6 Wochen vor der Veranstaltung). Die anfallenden Kosten laufen über das Budget der jeweiligen Veranstaltung.

Es besteht auch die Möglichkeit Werbemittel für Veranstaltungen ohne Eintritt extern drucken zu lassen. Hierfür muss aber im Vorfeld geklärt werden, auf welches Budget die Kosten umgelegt werden. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich frühzeitig an das Pressebüro.

Veranstaltungsreihen oder Institute haben die Möglichkeit Semester- oder Studienjahrübergreifende Übersichtsflyer drucken zu lassen. Hierfür muss ebenfalls im Vorfeld geklärt werden, auf welches Budget die Kosten umgelegt werden. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich frühzeitig mit allen relevanten Veranstaltungsinformationen an das Pressebüro (ca. 3 Wochen vor Semesterbeginn).

 

Verteilung der Werbemittel

Alle Werbemittel für Hochschulveranstaltungen werden an folgenden Hochschulstandorten automatisch ausgelegt bzw. ausgehangen:

  • Arcisstraße:
    Plakatwand im Nördlichen Lichthof (alle Veranstaltungen) sowie Schaukästen vor dem Gebäude/ vor dem Großen Konzertsaal / vor dem Betriebsbüro im 2. Stock (je nach Kapazität)
    Flyerständer im Eingangsbereich (alle Veranstaltungen)
  • Gasteig:
    Plakatwände im Erdgeschoss/ 3. Stock / 4. Stock vor den Aufzügen (je nach Kapazität)
    Flyerständer im 4. Stock im Bereich der Verwaltung
  • Luisenstraße:
    Plakatwand im Foyer (je nach Kapazität)
    Flyerständer im Foyer (je nach Kapazität)

Die Auflage der Werbemittel kann erhöht werden, falls für spezielle Veranstaltungen weitere Auslagemöglichkeiten von den Projektmitwirkenden organisiert werden (z.B. in externen Veranstaltungsräumen, Kirchen, Universitäten etc.). Bitte wenden Sie sich diesbezüglich frühzeitig an das Pressebüro.

Für Großprojekte oder Veranstaltungsreihen besteht zudem die Möglichkeit einer stadtweiten Hängung in U-Bahnhöfen oder an Kultursäulen. Außerdem besteht die Möglichkeit Flyer für Großprojekte oder Veranstaltungsreihen dem Versand des zweimal jährlich erscheinenden Veranstaltungskalenders beizulegen. Die Hochschulleitung entscheidet zu Beginn jedes Studienjahres, für welche Projekte diese Werbemaßnahmen ermöglicht werden.

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4. Kartenvorverkauf bei München Ticket

Für Sonderveranstaltungen besteht die Möglichkeit, dass Eintritt verlangt wird. Der Vorverkauf wird in diesem Fall generell über die Firma München Ticket abgewickelt.

Die regulären Preise für Hochschulveranstaltungen liegen bei 7 € / erm. 5 € für Konzerte mit kleinen Besetzungen und 10 € / erm. 7 € für Orchesterbesetzungen. Sollten für spezielle Veranstaltungen andere Preisgestaltungen erwünscht sein, kann das über das Konzert- und Veranstaltungsbüro bei der Hochschulleitung beantragt werden. Zu beachten ist, dass eine andere Preisgestaltung Auswirkungen auf die zu entrichtende GEMA-Gebühr hat.

Zur Einrichtung einer Veranstaltung bei München Ticket benötigt das Konzert- und Veranstaltungsbüro folgende Informationen:

  • Müssen Plätze im Zuschauerraum für einen Bühnenvorbau, Tontechniker, Mitwirkende etc. für den Vorverkauf blockiert werden?
  • Sollen die Tickets zu einem bestimmten Vorverkaufstermin in den Verkauf gehen?
  • Wie viele Freikarten benötigen Sie für Mitwirkende (jeder Mitwirkende erhält in der Regel eine Freikarte, Solisten erhalten vier Freikarten)
  • Sollen Kontingente für geladene Gäste zurückgehalten werden?

Die HMTM verfügt sowohl im Betriebsbüro Arcisstraße als auch im Pressebüro Arcisstraße über einen Zugang zum München Ticket System sowie einen Kartendrucker. Hier erhalten Sie auf Wunsch die Freikarten sowie Auskunft über den aktuellen Stand des Vorverkaufs.

Alle Informationen bezüglich der Freikartenregelung für Hochschulangehörige erhalten Sie unter: Veranstaltungen/Karten und Vorverkauf   

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